忘年会の案内はメールを使おう！社内メールの書き方と例文

忘年会の幹事になるとお店の予約や参加者を募るなどいろいろ仕事があって大変ですよね。

中でも忘れがちで面倒くさいのが忘年会の案内（招待状）です。

昔は電話や案内状を作ってプリントしてコピーして配って…と面倒でしたが、社内の忘年会なら社内メールを使えば今なら余計な経費がかからず出欠確認もしやすいので便利です。

今回は忘年会案内の社内メールを書くときのポイントや例文をご紹介します。

 

忘年会の案内はいつまでに出せばいい？

社内の忘年会なら1か月前くらいに忘年会の案内を出すと良いです。

とにかくギリギリにならないように案内は早めに出してしまいましょう。

この時期はどのお店も忘年会の予約が入るのでたった1日遅かっただけで予約できなかった…ということもあるんですよね＾＾；

なのでだいたいの参加人数を把握してまずは先にお店を予約できると良いですね。

参加者が30名くらいならお店に30～20人と伝えておいて後で決まった人数を再び伝えます。

忘年会開催日ギリギリに言うのはあまりよくないので、開催2週間くらい前には正確な人数をお店側に伝えるようにしましょう。

忘年会案内の社内メールの例文

件名：忘年会○月○日開催のご案内【出欠要返信 ○月○日まで】

本文：
●●●課　社内忘年会のご案内

お疲れ様です。

本年度忘年会の幹事をいたします●●●課の□□です。

早速ですが今年も恒例の忘年会を企画いたしました。

年末でお忙しいことと思いますがたくさんの参加お待ちしております。

※出欠につきましては下記（）に出欠どちらか○を記入し、○月○日（○曜日）までに幹事へメール返信よろしくお願いします。

1.日時
○月○日（○曜日）　PM○○時～○○時

2.場所
居酒屋×××
お店の住所・電話番号・あればサイト

3.会費
4.000円

4.出欠確認
締切日：○月○日（○曜日）

出席（）

欠席（）

※尚キャンセルされる場合は○月×日までにご連絡をお願いします。

なにかありましたらメール・電話にてご質問ください。

————————–

●●●課　□□

E-mail:△△△@■■■.co.jp

電話番号:0××-××××-××××

————————–

 

ポイント

とにかく要点を絞ってシンプルに書けば大丈夫です。

忘年会シーズンは忙しい人がほとんどだと思うのでパッと目を通してすぐにわかるメールなら良いですね。

件名を見ただけで概要がわかるようにする

メールの件名は「おつかれさまです」や「お知らせです」など内容が一目でわからない件名ではなく、忘年会の開催日や出欠の返事をいつまでに出せばいいのか件名を見ただけでわかるようにします。

例えば「○○部忘年会のご案内」「忘年会○月○日開催のご案内【出欠要返信 ○月○日まで】」といったようにです。

開催日や出欠の締め切り日も件名に書くとわかりやすくて良いですね。

最低でも忘年会の案内をしますという旨を書きます。

重要なことは伝わるようにわかりやすく簡潔に書く

・開催日時

・場所（お店の名前）

・お店までの地図

・会費

・出欠（キャンセル）の返事の締切日や返信方法

・幹事への連絡先

忘年会の案内ならこれら重要なことはしっかりと書いておきましょう。

お店までの地図はメールに直接添付しなくてもお店の地図のURLを貼っておくのもよいです。

グーグルマップやお店のサイトなどで地図が確認できると思います。

顔文字は使わない

アットホームな職場で気心の知れた仕事仲間の人へ出すメールでも、( ´∀｀)や＾＾など顔文字は使わないようにしましょう。

社内メールなら○○様ではなく○○さんでOK

お客さんの場合は「様」付けですが社内メールの場合は「さん」付けにします。

ただ部長など役職が付いている方への「さん」付けは必要ありません。

案内メール以外にもやることがいっぱいあって大変だけど頑張ろう！

会社の忘年会の幹事はやることがたくさんあって大変ですよね。

中でも面倒な忘年会の案内状は社内メールで簡単に済ませて少しだけ楽しちゃいましょう。